Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die interne Meldestelle gemäß § 12 Abs. 1 S. 1 HinSchG: (Version vom 19.08.2026)
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Folkwang Universität der Künste, eine rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts und Einrichtung des Landes NRW. Sie wird gesetzlich vertreten durch den Rektor Holger Zebu Kluth.
Folkwang Universität der Künste
Klemensborn 39
45239 Essen
E-Mail: rektor[at]folkwang-uni.de
Tel: +49(0)201_4903-100
Web: www.folkwang-uni.de
2. Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten
Die Kunst- und Musikhochschulen in NRW haben eine gemeinsame behördliche Datenschutzbeauftragte des Landes Nordrhein-Westfalen bestellt, die Sie wie folgt erreichen können:
Antje Günther c/o Folkwang Universität der Künste
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Klemensborn 39
45239 Essen
E-Mail: behoerdlicher-datenschutz[at]folkwang-uni.de
Tel: +49(0)151_1164_9896
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten, um eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einzurichten und zu betreiben. Das umfasst insbesondere die Entgegennahme, Dokumentation und Bearbeitung von Meldungen über Verstöße, die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen, die Prüfung des Sachverhalts sowie die Veranlassung und Dokumentation von Folgemaßnahmen. Typische Folgemaßnahmen können sein:
- _Einholen weiterer Informationen und Rückfragen, soweit erforderlich
- _Interne Untersuchungen und Sachverhaltsaufklärung
- _Abgabe an intern zuständige Stellen, wenn dies zur Aufklärung oder Abstellung erforderlich ist
- _Weitergabe an zuständige Behörden oder Gerichte, wenn gesetzliche Voraussetzungen vorliegen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
4. Rechtsgrundlagen
Die interne Meldestelle der Folkwang Universität der Künste hat personenbezogene Daten von Ihnen erhoben, weil Sie eine Meldung im Sinn des Hinweisgeberschutzgesetzes eingereicht haben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Wir verarbeiten die Daten nur, soweit dies zur Prüfung der Meldung und zur Ergreifung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG erforderlich ist. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Im Verfahren können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:
- _Stammdaten und Kontaktdaten, sofern angegeben, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, TelefonnummerAngaben zur Zugehörigkeit zur Organisation oder Rolle, zum Beispiel Beschäftigtenstatus oder Organisationseinheit
- _Inhalte der Meldung, insbesondere Sachverhaltsdarstellungen, Zeitpunkte, Orte, Dokumente und Kommunikationsverläufe
- _Metadaten zum Vorgang, zum Beispiel Status, Fristen, Bearbeitungsschritte und Protokolldaten im System
- _Gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, sofern in der Meldung enthalten
- _Gegebenenfalls Daten zu strafrechtlichen Vorwürfen und Ordnungswidrigkeiten im Sinne von Art. 10 DSGVO
6. Empfängerinnen und Empfänger
Zugriff auf Meldungen erhalten nur die von der Folkwang Universität der Künste benannten und im System eingerichteten Nutzerinnen und Nutzer der internen Meldestelle. Die Bearbeitung erfolgt im Wesentlichen durch das Justiziariat im Rahmen eines Hinweisgeberschutzteams.
Darüber hinaus können Empfängerinnen und Empfänger im Einzelfall sein:
- _Weitere interne Stellen, soweit für Folgemaßnahmen erforderlich und unter Wahrung der Vertraulichkeit
- _Externe Rechtsberatung, sofern durch die Folkwang Universität der Künste beauftragt und erforderlich
- _Zuständige Behörden oder Gerichte, wenn gesetzliche Voraussetzungen vorliegen
Die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person und der in einer Meldung genannten Personen unterliegt dem Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG. Eine Weitergabe erfolgt nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen oder auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung, soweit dies im Einzelfall rechtlich zulässig ist.
7. Auftragsverarbeitung
Das webbasierte Hinweisgeberportal wird als SaaS-Lösung durch die HRworks GmbH, Waldkircher Straße 28, 79106 Freiburg im Breisgau bereitgestellt. HRworks verarbeitet personenbezogene Daten für die Folkwang Universität der Künste als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages nach Art. 28 DSGVO. Soweit HRworks Unterauftragsverarbeiter einsetzt, erfolgt deren Einsatz nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrages.
8. Übermittlung an Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für den Betrieb des Hinweisgebersystems grundsätzlich nicht vorgesehen. Sollte im Einzelfall eine solche Übermittlung erforderlich werden, erfolgt sie nur unter Beachtung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO.
9. Speicherdauer und Löschung
Hinweisgebervorgänge und die dazugehörige Dokumentation werden nach Abschluss grundsätzlich für drei Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Aufbewahrung kann im Einzelfall erforderlich sein, um Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen oder um Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.
10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Abgabe einer Meldung ist freiwillig. Sie können eine Meldung auch anonym abgeben.
11. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- _Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DSGVO
- _Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO
- _Löschung nach Art. 17 DSGVO
- _Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- _Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
- _Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar
- _Widerruf einer Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
Bitte beachten Sie, dass Betroffenenrechte im Einzelfall eingeschränkt sein können, wenn und soweit dadurch insbesondere die Vertraulichkeit nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, schutzwürdige Interessen Dritter oder die Aufklärung des Sachverhalts beeinträchtigt würden.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an die interne Meldestelle oder an die Datenschutzbeauftragte wenden.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel. +49 211 38424-0
poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de
12. Hinweise zu Informationen für weitere betroffene Personen
Wenn in einer Meldung personenbezogene Daten über weitere Personen enthalten sind, etwa über beschuldigte Personen oder Zeuginnen und Zeugen, werden diese Personen gesondert nach Art. 14 DSGVO informiert, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen und dadurch weder die Vertraulichkeit nach dem Hinweisgeberschutzgesetz noch die Sachverhaltsaufklärung beeinträchtigt wird.
13. Gültigkeit dieser Datenschutzinformation
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzinformation abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzinformation gilt in der jeweils zuletzt durch die Hochschule veröffentlichten Fassung.