Folkwang

Prozessorientierte Qualitätsarbeit

An der Folkwang Universität der Künste werden sukzessive bedarfsorientiert Prozesse aus dem Bereich Studium & Lehre, Verwaltung und Forschung sowie Schnittstellenprozesse in partizipativen Prozessgruppen entwickelt und durch den Arbeitsbereich Qualitätsentwicklung modelliert und dokumentiert. Im Intranet-Prozessportfolio, perspektivisch auch im Prozessportal BIC Process Design, welches an der Folkwang Universität der Künste seit September 2021 aufgebaut wird, werden gemeinsam entwickelte und optimierte Prozesse zusammengestellt und, nach Verabschiedung in der Prozessgruppe, veröffentlicht.

Prozessgebäude an Folkwang

Die konzeptionelle Basis für die Prozessentwicklung ist das Folkwang-Prozessgebäude.

Das Prozessgebäude ist dreistufig aufgebaut:

1. Ebene: Prozessarchitektur

2. Ebene: Prozessräume

3. Ebene: Prozessmodelle

Prozessarchitektur

Die Prozessarchitektur bildet die Verankerung der Hochschule in der Umwelt, die übergeordneten Handlungsleitlinien für die Prozesse sowie die Organisationsstruktur der Hochschule ab. Die Prozessarchitektur bietet damit den Rahmen zur Einordnung aller Prozessmodelle und ermöglicht jeder*jedem Hochschulangehörigen die Eingliederung ihrer*seiner eigenen Tätigkeiten in den Gesamtkontext der Hochschule. Damit unterstützt das Prozessgebäude ein gemeinsames Prozessverständnis in den organisatorischen Einheiten der Hochschule und verdeutlicht gleichzeitig den Wandel von der abteilungsorientierten zu einer prozess- und dialogorientierten Hochschulstruktur.

Die Prozessarchitektur gliedert alle Prozesse der Hochschule in Leitungsprozesse, drei wertschöpfende Kernprozesse, vier Querschnittsprozesse und unterstützende Prozesse.

Grafik zur Darstellung der Folkwang Prozessarchitektur

Prozessräume

Die Prozessräume sind die 2. Ebene des Folkwang-Prozessgebäudes. In den Prozessräumen werden thematisch zusammenhängende Prozessmodelle gebündelt. Sie sind in den Leitungsprozessen, in den Kernprozessen und in den Unterstützungsprozessen verortet. Darüber hinaus existieren übergreifende Querschnittsprozesse, deren Einzelprozesse ebenfalls in Prozessräumen zusammengeführt sind.

Prozessmodelle

Die Prozessmodelle gewährleisten auf einen Blick eine übersichtliche und einprägsame Aufnahme der Arbeitsabläufe. Jede*r Akteur*in erkennt schnell und eindeutig, wann und in welchem Arbeitsschritt sie oder er in den Prozess eingebunden ist. Darüber hinaus wird für alle Akteur*innen Transparenz darüber geschaffen, wie sich einzelne Arbeitsschritte in den Prozess eingliedern und wer jeweils zuständig ist. Teilweise wird das Prozessmodell durch eine erläuternde textliche Darstellung in Form eines „Leitfadens“ ergänzt.

Alle verbindlichen Prozessmodelle sind im Intranet der Folkwang Universität der Künste im Prozessportfolio (> Dokumente) hinterlegt und für Hochschulangehörige jederzeit einsehbar.

Arbeitsweise der Prozessentwicklung

Die Prozessentwicklung an Folkwang arbeitet seit Sommersemester 2017 nach dem „Feuerwehrprinzip“: Es werden diejenigen Prozesse, die eine besondere qualitative Relevanz haben, von der Hochschulleitung zur Prozessentwicklung ausgewählt. Dabei werden insbesondere Prozesse mit zahlreichen Schnittstellen und entsprechendem Fehlerrisiko berücksichtigt.

Die Entwicklung der ausgewählten Prozesse erfolgt jeweils durch eine feste Prozessgruppe, die aus möglichst allen am Prozess Beteiligten zusammengesetzt ist. Die Arbeit der Prozessgruppe wird durch verschiedene anlassbezogene Teil-Prozessgruppen ergänzt. Die Gesamtverantwortung für einen Prozess wird im Prozessmodell hinterlegt.
Die hochschulweite Verbindlichkeit des Prozessmodells wird durch die Veröffentlichung im hochschulinternen Prozessportfolio im Intranet bzw. im Prozessportal BIC Process Design festgelegt.

Die Aktualität der Prozessmodelle wird durch die jährliche Überarbeitung während der Folkwang-Prozesswoche gewährleistet.

		Strategische Fundierung der Qualitätsarbeit							Begleitende Verfahren und Instrumente der Qualitätsarbeit

		Evaluationsorientierte Qualitätsarbeit							Qualitätsentwicklung