Folkwang

Teaching quality assurance

The „Excellently advised“ team, responsible for Quality Assurance, is pursuing the goal of establishing - step by step - an comprehensive and entired Quality Management System at Folkwang. This QM-System must be tailored to the specific situation at the Folkwang University of the Arts and should include the development and implementation of different quality assurance instruments as well as the improvement of the process management and the realization of surveys to generate quality data in e.g. teaching, administration, advice and transfer-projects.

Contents

Folkwang graduate survey

Teaching quality assurance
Process development

The Folkwang graduate survey

The further development of study and teaching requires answers from the graduates of all study courses.

Some aspects of the study can only be assessed in retrospect after a few years have passed. This is particularly true for graduates of art and music universities: in an intensive phase of artistic establishment, it only becomes apparent over the years how the knowledge and skills acquired in the study course influence their further development. It is for this reason that Folkwang graduates are presented with detailed questions concerning the course of their studies and their professional career as well as on their professional success and personal (artistic) satisfaction.The evaluation of the replies and insights of the graduates will be part of the foundation of systematic quality assurance in teaching and study.

More information on the Folkwang graduate survey

Aims of the graduate survey

The intent and purpose of the Folkwang graduate survey is to obtain information about the professional development as well as the current professional situation of graduates of all the study courses at Folkwang in the first years following graduation.

 

The results of this survey will enable an assessment as to what extent study courses serve as preparation for the requirements of professional life. Amongst others, the following insights will be gained from the survey and possibly be integrated into the future development of the course offers at Folkwang:

 

_How does the transition from studying at Folkwang to professional life ensue?
_What professions and fields of activity are Folkwang graduates active in?
_How satisfied are Folkwang graduates with their (artistic) situation in life?
_What income, working hours and employment contracts do Folkwang graduates have?
_Does the professional activity match the study contents of the Folkwang study courses and the qualification acquired (employment adequacy)?
_What key and additional qualifications are expected by the professional artistic world?
_How do Folkwang graduates assess their study in retrospect?

By your participation in this survey, you help us to systematically develop both the study offers and the study conditions! Thank you!

Information on the overall "Graduate survey" project

The Folkwang graduate survey is being conducted within the framework of a long-standing nationwide scientific research project – the "Graduate survey cooperation project (KOAB)".

The KOAB project is coordinated by the Institute for Applied Statistics (ISTAT) and involves a total of more than 60 universities.

Different versions of the questionnaire for specific fields of study are available in KOAB. Together with ISTAT, the Folkwang University of the Arts also developed an art and music university-specific version and incorporated it in KOAB (http://www.istat.de/de/koab_a.html).

The Graduate Survey Cooperation Project is also linked with the national alumni panel, which is held every four years. As part of this national alumni panel, randomly selected graduates are surveyed. The national alumni panel serves primarily to provide information on the state of education and facilitates political decision-making at national level.

Information on data protection and use of the results

Storage and use of the address data
The addresses of the graduates are collected in accordance with § 1 Section 9 of the Folkwang University of the Arts Enrolment Regulations and stored in a student database.

Address data may be transmitted and used within the Folkwang University of the Arts, provided that this is for the purpose of fulfilling academic tasks and/or the tasks of the university.

The art and music universities of the Federal State of North Rhine-Westphalia are committed to regularly assess the fulfilment of their tasks – particularly in the area of teaching – in accordance with § 7 Abs. 2 KunstHG (Art Universities Act).

The address data stored is not used for any other purpose than to invite (and remind) graduates in relation to their participation in the graduate survey.

The processing of the address data shall only be performed by university employees. All employees having access to the personal data as part of the project are subject to the prevailing data protection law.

 

Evaluation of the results
The results of the Folkwang graduate survey will be evaluated by study course and field of study on an aggregated basis. For this purpose, individual result reports will be produced by ISTAT. All the data will also be evaluated based on gender and diversity aspects.

The result data will be made available to the Folkwang University of the Arts both in report form (tabular and graphic presentation) and as a scientific-use file (raw data set) for further internal evaluations. The evaluations will not allow the identification of individual persons!

FAQs on the Folkwang graduate survey

Who is the Folkwang graduate survey addressed to?

Those students who graduated in 2017 in all Folkwang study courses (including those since discontinued).

How will I be invited to participate in the graduate survey?

Graduates from the years specified above will receive the invitation to participate in the survey by post and/or email. All the information on participation is contained in the letter/email:

 

Cover letter for the graduate survey

How can I participate in the Folkwang graduate survey?

As a graduate from the years in question, you will receive an access code for the online survey. Activating a link will open the survey. There you can start the survey by entering your access code.

Teaching Quality Assurance– The "Teaching Analysis Poll (TAP)"

As of the winter semester 2017/18, the “Excellently advised” team, responsible for quality assurance, offers the “TEACHING ANALYSIS POLL (TAP)”. “TAP” is a feedback method for the quality of lectures and can be used by both teachers and students of all Folkwang faculties.

As a teacher, you receive a qualitative feedback on your lecture from a "TAP". As a student, you have the possibility to anonymously give a constructive feedback on your lecture.
The TAP method has proven its worth in many universities as a simple and effective method for specifically ensuring and improving teaching quality.

Added value for teaching staff

A TAP integrates your students into the lecture in a responsible and formative manner and fosters the exchange of teaching and learning processes. The responses can still be taken into account in the current semester, thus directly benefiting the students involved – not just the next 'student generation'.
The mutual exchange amongst the students when deliberating on the feedback provides the suggestions for improvement with substance and reflects a qualitative majority opinion.

Voluntary / Confidential

TAP is a voluntary offer designed for quality development. The feedback provided in the TAP context is confidential. Apart from you, only the employee accompanying and moderating TAP sees the TAP results.  The written feedback documents are destroyed.

Your steps to TAP

  • Please informally express (in the winter semester by 1st November; in the summer semester by 1st May) your interest in a TAP by email to:  tap(at)folkwang-uni.de or get in touch with the contact persons in the "Excellently advised" team
  • Teachers as well as students can submit a request for a “TAP” to the team “Excellently advised”!
  • The TAP team will respond and arrange with you a concrete date for the TAP (approx. in the middle of the semester). A TAP can only be carried out if the teacher has agreed to it.
  • On this date, please end your lecture 30 minutes earlier and leave the room.
  • The TAP process will then be conducted by a member of the TAP team together with your students.
  • Your students will answer the three key questions in small groups:

    _What is the best way for you to learn in this lecture?
    _What makes your learning difficult?
    _What suggestions for improvement do you have?

    Previous experience has shown that students approach TAP with motivation and provide constructive feedback.
  • As the teacher, you receive the TAP evaluation at short notice either by email or in a personal discussion and clarify for yourself what themes you would possibly like to discuss with your students in the next lecture.

The TAP team looks forward to your registration (teachers) or your request (students) at: tap(at)folkwang-uni.de

Further interlinking of the TAP with an academic- and media-didactic reflection

Do you want to combine your TAP evaluation with a consultation on academic- and media-didactic issues?
Or do you ask yourself, how you can broaden your teaching with E-Learning to (more effectively) support the learning of your students?

For further advice on academic- and media-didactic issues, please contact Dr. Karoline Spelsberg-Papazoglou and Robin Schütgens (robin.schuetgens(at)folkwang-uni.de) at the Institute for Lifelong Learning (IfLL). More information is available here: www.folkwang-uni.de/e-learning
Additionally, if you seek information or advice on university didactic training, you can turn to the Institute for Lifelong Learning (IfLL). For issues related to internal further education, please contact Gabi Bruckschen (bruckschen(at)folkwang-uni.de)

More information is available here: www.folkwang-uni.de/weiterbildung

 


Mehrwert für Lehrende und Studierende

Ein TAP bindet Studierende verantwortlich und gestaltend in die Lehrveranstaltung ein und fördert den Austausch über Lehr- und Lernprozesse. Die Rückmeldungen zur Mitte des Semesters können von Lehrenden noch im laufenden Semester beachtet werden und kommen daher den feedbackgebenden Studierenden unmittelbar zugute – nicht erst der nächsten ‚Studierendengeneration‘.

 

Durch den gegenseitigen Austausch der Studierenden bei der Erarbeitung der Rückmeldungen, gewinnen die Verbesserungsvorschläge an Substanz und spiegeln eine qualitative Mehrheitsmeinung wider.

Freiwilligkeit / Vertraulichkeit

Beim TAP handelt es sich um ein freiwilliges qualitätsentwickelndes Angebot. Die Rückmeldungen im Rahmen des TAP sind vertraulich. Außer der/dem Lehrenden sieht nur der/die MitarbeiterinIn, die den TAP begleitet und moderiert, die Ergebnisse des TAP.  Die schriftlichen Dokumente der Rückmeldung werden nach dem Abschluss des TAP vernichtet.

Schritte zum TAP

_Bekunden Sie (im WiSe bis 01.11.; im SoSe bis 01.05.) Ihr Interesse an einem TAP über das Anmeldeformular und schicken das ausgefüllte Formular per E-Mail an:  tap(at)folkwang-uni.de. Gerne können Sie sich auch direkt an das TAP-Team Frau Ruhrmann und Frau Dr. Jesse im Team „Exzellent beraten“ wenden.

_Sowohl Lehrende als auch Studierende können ein TAP beim Team „Exzellent beraten“ anfragen!

_Das TAP-Team setzt sich mit den Beteiligten in Verbindung und stimmt einen konkreten Termin für das TAP – ungefähr in der Mitte des Semesters – ab. Ein TAP kann nur durchgeführt werden, wenn die/der Lehrende einverstanden ist.

_An diesem Termin beendet die Lehrkraft Ihre Lehrveranstaltung 30 Min. früher und verlässt den Raum.

_Das TAP wird nun durch eine/n Mitarbeiter/in des TAP-Teams - gemeinsam mit den Studierenden- durchgeführt.

_Die Studierenden beantworten, wenn möglich in Kleingruppen, die drei zentralen Fragen:

- Wodurch lernen Sie in dieser Veranstaltung am besten?
- Was erschwert Ihr Lernen?
- Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie?

Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass Studierende sehr motiviert am TAP mitarbeiten und konstruktive Rückmeldungen geben.

_Sie erhalten als Lehrende/r kurzfristig per Mail oder in einem persönlichen Gespräch die Auswertung des TAP und klären für sich, wie Sie Ihre Lehrveranstaltung ggf. anders gestalten möchten und welche Themen Sie ggf. in der nächsten Lehrveranstaltung mit Ihren Studierenden besprechen möchten

 

Das TAP-Team freut sich auf Ihre Anmeldung (Lehrende) oder Anfrage (Studierende) für ein TAP über: tap(at)folkwang-uni.de

Weiterführende Verzahnung des TAP mit einer hochschul- und mediendidaktischen Reflexion

Sie möchten Ihre TAP-Auswertung mit einer hochschul- und mediendidaktischen Beratung verbinden? Oder Sie fragen sich, wie Sie Ihre Lehre durch E-Learning erweitern können, um so Ihre Studierenden im Lernprozess (noch) besser zu unterstützen?

 

Für eine weiterführende hochschul- und mediendidaktische Beratung wenden Sie sich an Robin Schütgens (robin.schuetgens(at)folkwang-uni.de) im Arbeitsbereich „Hochschul- und Mediendidaktik“ im Dezernat 1.

 

Weitere Informationen finden Sie unter: www.folkwang-uni.de/e-learning

Ergänzend haben Sie die Möglichkeit, sich bei Bedarf zu hochschuldidaktischen Weiterbildungen im Dezernat 5: Personal und Qualitätsentwicklung zu informieren.

 

Ansprechpartnerin für die Weiterbildungsangebote ist Frau Gabi Bruckschen (bruckschen(at)folkwang-uni.de). Weitere Informationen finden Sie unter: www.folkwang-uni.de/weiterbildung

Process Development at Folkwang

The optimisation and visualisation of relevant processes is intended to support all actors at the university involved in the core process "Study and Teaching". Process development enables work processes to be standardised and presented in a transparent manner. Effective and smooth cooperation is furthered by clearly defined processes and responsibilities.

The "Excellently advised" team, responsible for Quality Assurance, coordinates process management at Folkwang and – in the framework of the project initiated by the BMBF (Federal Ministry for Education and Research) – supports the actors involved in process development and visualisation.

Since the 2017 summer semester, process development at Folkwang has operated on the "fire-fighting principle": those processes with a special relevance in the field of study and teaching are selected by the university management for process development. Particular consideration is paid to processes with a large number of interfaces and a corresponding risk of error.

The development of the processes selected ensues by a fixed process group composed of as many of those involved in the process as possible. The work of the process group is supplemented by various event-related sub-process groups. The overall responsibility for a process is defined in the process representation.
The binding character of the process cycle across the university is established by its publication in the prozess portfolio,

The topicality of the process representations in the portfolio are ensured by the annual revision that takes place in the Folkwang process week.

The next process week is taking place in Sept. 2018! All the persons responsible for processes will be invited by the "Excellently advised" team“ by email.

Prozessgebäude an Folkwang

Die konzeptionelle Basis für die Prozessentwicklung ist das Folkwang-Prozessgebäude.
Das Prozessgebäude ist dreistufig aufgebaut:

 

1. Ebene: Prozessarchitektur
2. Ebene: Prozessräume
3. Ebene: Prozessmodelle

Prozessarchitektur

Die Prozessarchitektur bildet die Verankerung der Hochschule in der Umwelt, die übergeordneten Handlungsleitlinien für die  Prozesse sowie die Organisationsstruktur der Hochschule ab. Die Prozessarchitektur bietet damit den Rahmen zur Einordnung aller Prozessmodelle und ermöglicht jeder/jedem Hochschulangehörigen die Eingliederung ihrer/seiner eigenen Tätigkeiten in den Gesamtkontext der Hochschule. Damit unterstützt das Prozessgebäude ein gemeinsames Prozessverständnis in den organisatorischen Einheiten der Hochschule und verdeutlicht gleichzeitig den Wandel von der abteilungsorientierten zu einer prozess- und dialogorientierten Hochschulstruktur.

 

Die Prozessarchitektur gliedert alle Prozesse der Hochschule in Leitungsprozesse, drei wertschöpfende Kernprozesse, vier Querschnittsprozesse und unterstützende Prozesse.

 

Grafik zur Darstellung der Folkwang Prozessarchitektur

Prozessräume

Die Prozessräume sind die 2. Ebene des Folkwang-Prozessgebäudes. In den Prozessräumen werden thematisch zusammenhängende Prozessmodelle gebündelt. Sie sind in den Leitungsprozessen, in den Kernprozessen und in den Unterstützungsprozessen verortet. Darüber hinaus existieren übergreifende Querschnittsprozesse, deren Einzelprozesse ebenfalls  in Prozessräumen zusammengeführt sind.

 

Grafik zur Darstellung der Prozessräume

Prozessmodelle

Die Prozessmodelle gewährleisten auf einen Blick eine übersichtliche und einprägsame Aufnahme  der Arbeitsabläufe. Jeder Akteur erkennt schnell und eindeutig, wann und welchem Arbeitsschritt er /sie in den Prozess eingebunden ist.  Darüber hinaus wird für alle Akteure Transparenz darüber geschaffen, wie sich einzelne Arbeitsschritte in den Prozess eingliedern und wer jeweils zuständig ist. Teilweise wird das Prozessmodell durch eine erläuternde textliche Darstellung in Form eines „Leitfadens“ ergänzt.

 

„Lesehilfe“ zu den Prozessmodellen

 

Alle verbindlichen Prozessmodelle sind im Intranet der Folkwang Universität der Künste im Prozessportfolio (> Dokumente) hinterlegt und jederzeit einsehbar.

Arbeitsweise der Prozessentwicklung

Die Prozessentwicklung an Folkwang arbeitet seit Sommersemester 2017 nach dem „Feuerwehrprinzip“: Es werden diejenigen Prozesse, die eine besondere qualitative Relevanz haben, von der Hochschulleitung zur Prozessentwicklung ausgewählt. Dabei werden insbesondere Prozesse mit zahlreichen Schnittstellen und entsprechendem Fehlerrisiko berücksichtigt.

Die Entwicklung der ausgewählten Prozesse erfolgt jeweils durch eine feste Prozessgruppe, die aus möglichst allen am Prozess Beteiligten zusammengesetzt ist. Die Arbeit der Prozessgruppe wird durch verschiedene anlassbezogene Teil-Prozessgruppen ergänzt. Die Gesamtverantwortung für einen Prozess wird im Prozessmodell hinterlegt.
Die hochschulweite Verbindlichkeit des Prozessmodells wird durch die Veröffentlichung im hochschulinternen Prozessportfolio festgelegt.

Die Aktualität der Prozessmodelle wird durch die jährliche Überarbeitung während der Folkwang-Prozesswoche gewährleistet.
Die nächste Prozesswoche findet  im Januar 2020 statt! Die Prozessverantwortlichen werden dazu vom Team „Exzellent beraten“ eingeladen, Ihre Prozessmodelle zu prüfen und ggf. zu verbessern.